12 SMS de rappel de rendez-vous à copier et coller

Pour réussir en affaires, vous aurez besoin d'une communication efficace avec vos clients, notamment par SMS de rappel de rendez-vous. Ces SMS sont un moyen efficace de réduire les absences et d'offrir aux professionnels la possibilité d'entretenir une relation professionnelle avec leurs clients. 

Que votre entreprise soit un cabinet médical, un salon de beauté, un cabinet de conseil, etc., les rappels de rendez-vous aident vos clients à rester organisés tout en préservant vos revenus. Cet article propose une série de modèles de rappels de rendez-vous prêts à l'emploi, à copier-coller, ainsi que des stratégies pratiques et utiles à mettre en œuvre grâce à des outils de communication professionnels.

12 rappels de rendez-vous par SMS

Pour rédiger des rappels de rendez-vous efficaces par SMS, il est essentiel de trouver le juste équilibre entre professionnalisme et clarté, tout en restant concis et informatif pour maximiser l'attention de vos clients. Voici une bibliothèque de modèles adaptables pour répondre aux besoins de votre marque.

Prochains rendez-vous

Un exemple de message texte de rappel de rendez-vous à venir efficace doit inclure des détails importants tels que la date, l'heure, le lieu et tout besoin particulier de préparation. 

Ces messages stratégiquement construits fonctionnent mieux lorsqu’ils sont envoyés 24 à 48 heures avant le rendez-vous prévu afin de fournir au client un préavis approprié et également de garder l’information fraîche dans son esprit, mais pas trop tôt pour qu’il l’oublie. 

Modèle 1

Bonjour [Nom], rappel : votre rendez-vous avec [Entreprise] est demain à [Heure]. Veuillez arriver au moins 10 minutes à l’avance. Lieu : [Adresse]. Reprogrammer ? Appelez [Téléphone].

Modèle 2 

Bonjour [Nom] ! Votre rendez-vous pour [Service] est prévu le [Date] à [Heure] avec [Prestataire]. N'oubliez pas d'apporter [Articles]. Pour toute question, veuillez appeler le [Numéro de téléphone]. Merci !

Reprogrammation des rendez-vous

Les modèles de messages de rappel de rendez-vous par SMS pour les situations de reprogrammation nécessiteront un ton beaucoup plus accommodant et empathique, tout en proposant des étapes claires et réalisables pour les clients. 

La formulation du message doit également tenir compte des désagréments causés au client et proposer une solution de réservation simplifiée, sans tracas et à faible coût, tout en évitant les frictions ou les tracas dans le processus de réservation d'une manière qui pourrait frustrer un client et nuire à la relation. 

Modèle 1

Bonjour [Nom], nous devons reporter votre rendez-vous au [Date] en raison d'une urgence. Veuillez nous excuser pour la gêne occasionnée. Veuillez appeler [Téléphone] pour prendre rendez-vous en priorité. 

Modèle 2

Bonjour [Nom], nous devons malheureusement reporter votre rendez-vous à [Heure]. Veuillez consulter [Site web] ou appeler [Téléphone] pour trouver votre nouveau créneau horaire. Merci !

Rendez-vous de suivi

Les rappels de rendez-vous par SMS pour les rendez-vous de suivi doivent communiquer une référence au rendez-vous/à la séance de traitement précédent en mettant l'accent sur le suivi pour obtenir des résultats optimaux. 

Ces rappels par SMS fonctionnent encore mieux lorsqu'ils sont envoyés par des centres médicaux, des cabinets dentaires, des cliniques de physiothérapie et d'autres prestataires de soins, où il est le plus favorable de maintenir la continuité des soins afin d'obtenir des résultats positifs pour les patients et d'assurer un rétablissement à long terme. 

Modèle 1

Bonjour [Nom], c'est l'heure du suivi ! Le prochain rendez-vous avec [Prestataire] est le [Date] à [Heure]. Nous discuterons de l'évolution de votre dossier. À bientôt ! 

Modèle 2

Bonjour [Nom], votre rendez-vous de suivi avec [Prestataire] est prévu le [Date] à [Heure]. Venez avec vos questions concernant votre récent [Traitement]. Lieu : [Adresse]. Appelez en cas de problème. 

Demandes de confirmation

Modèle de message texte de rappel de rendez-vous conçu pour les demandes de confirmation, encourage activement l'engagement des clients et aide à identifier les éventuels non-présentations aux rendez-vous, avant qu'il ne soit trop tard. 

Ces demandes de confirmation doivent inclure des moyens très simples pour que les clients puissent répondre aux messages et des instructions claires sur la manière de reprogrammer, de modifier ou d'alerter le fournisseur de toute préoccupation concernant un rendez-vous. 

Modèle 1

Bonjour [Nom], veuillez confirmer votre rendez-vous du [Date] à [Heure] en répondant OUI. Souhaitez-vous l'annuler ou le reporter ? Veuillez répondre NON ou appeler le [Téléphone]. Merci !

Modèle 2

Bonjour [Nom] ! Confirmation de [Service] le [Date] à [Heure]. Répondez par C pour confirmer, R pour reporter ou appelez le [Téléphone]. À bientôt !

Rappels de dernière minute

Les exemples de messages texte de rappel de réunion sont utilisés pour les rendez-vous du jour même et doivent fournir les informations succinctes et exploitables dont ils ont besoin, comme des indications de localisation précises et des heures d'arrivée suggérées. 

Les rappels de dernière minute fonctionnent comme des rappels urgents pour le client, qui a peut-être simplement ignoré vos messages de rappel précédents, tout en maximisant les taux de participation à vos rendez-vous programmés et en réduisant les coûts de non-présentation.

Modèle 1

Petit rappel : votre rendez-vous aujourd'hui à [Heure] avec [Entreprise]. Adresse : [Lieu]. Veuillez arriver 5 minutes à l'avance. À bientôt !

Modèle 2

Rappel du jour : [Service] à [Heure]. Veuillez apporter [Articles]. Besoin d'indications ? [Adresse] ou appelez [Téléphone]. Merci !

Rendez-vous annuels ou récurrents

Lors de rendez-vous annuels ou récurrents, l'objectif est de valoriser votre client tout en insistant sur l'importance d'un planning régulier. Adoptez un ton chaleureux et personnalisé, et faites-lui savoir que vous avez hâte de le revoir.

Modèle 1 :
Bonjour [Nom], c'est à nouveau l'heure de votre rendez-vous annuel [Service] ! Nous vous avons réservé le [Date] à [Heure]. Pourriez-vous nous dire si cela fonctionne toujours ?

Modèle 2 :
Bonjour [Nom], votre visite habituelle au [Service] approche à grands pas le [Date] à [Heure]. Au plaisir de vous revoir !

Envoyer des rappels de rendez-vous par SMS avec Anonsms

Envoyer manuellement des SMS de rappel de rendez-vous est une perte de temps, surtout lorsque vous avez des dizaines de clients ou de réunions à gérer. Taper chaque message, vérifier les numéros et les envoyer les uns après les autres n'est plus judicieux. 

C'est là que SMS en masse Anonsms Changez la donne. En quelques clics, envoyez des centaines de rappels instantanément, sans inscription ni configuration. Qu'il s'agisse de confirmer des réservations ou de rappeler à vos clients leurs prochains rendez-vous, Anonsms est rapide et sécurisé.

👉Voici comment envoyer des SMS en masse avec Anonsms : 

• Aller à SMS en masse d'Anonsms page web 

• Choisissez votre catégorie d'expéditeur (par exemple, « Info » ou « Rappel ») 

• Collez simplement votre liste de contacts 

• Copiez et collez votre message en utilisant un modèle de rappel de rendez-vous 
• Envoyer ou planifier pour plus tard 

Vous pouvez même recevoir des réponses, ce qui facilite la communication bidirectionnelle. Si vous en avez assez d'envoyer des SMS manuellement, vous devriez peut-être envisager d'automatiser et d'améliorer votre système. 

Principes clés des SMS de rappel de rendez-vous

Un SMS de rappel de rendez-vous efficace peut faire la différence dans votre emploi du temps. Voici mes 5 meilleurs conseils pour réussir :

• Court: Vous êtes occupé, et vos clients aussi. Un modèle de rappel de rendez-vous rapide (moins de 160 caractères) leur permettra de lire rapidement votre SMS et d'y répondre.
• Personnalisation: Indiquez le nom du client et les informations relatives au rendez-vous dans votre texte. La personnalisation est infiniment plus efficace qu'un message froid et robotisé, et favorise un meilleur engagement.
• Informations claires : Assurez-vous d'indiquer la date, l'heure et le lieu du rendez-vous dans le SMS. Toute confusion peut entraîner des absences, et c'est à éviter.
• Appel à l'action : Incluez la réponse du client pour confirmer ou reporter le rendez-vous. Un simple « Répondre O pour confirmer » fait des merveilles.
• Timing: Les SMS de rappel doivent être envoyés 24 à 48 heures avant un rendez-vous. Un rappel trop tôt risque d'être oublié, et un rappel trop tard risque de ne pas être prêt.

Conclusion

La mise en place d’un système de rappel de rendez-vous par SMS efficace peut réduire considérablement les absences coûteuses, tout en améliorant la satisfaction des clients et l’efficacité globale de l’entreprise. 

En utilisant nos modèles rédigés par des professionnels et prêts à l'emploi ainsi que les outils d'aujourd'hui tels qu'Anonsms pour garantir une livraison fiable et efficace.

FAQ sur les SMS de rappel de réunion

Comprendre les composants et meilleurs modèles de marketing par SMS permet aux entreprises de communiquer efficacement. Vous trouverez ci-dessous des réponses aux questions fréquemment posées qui pourraient vous y aider.

1️⃣Comment rédiger un texte de rappel de rendez-vous ?

Un message texte de rappel de rendez-vous efficace comprendra 5 éléments : le nom du client pour la personnalisation, la date et l'heure spécifiques, le nom et l'emplacement de l'entreprise, les éléments nécessaires à la préparation et les coordonnées.

Commencez par une salutation amicale, indiquez clairement la date et l'heure du rendez-vous, précisez si le client doit se préparer de manière particulière, par exemple arriver en avance, et proposez des options de réponse. Le SMS ne doit pas être plus long que nécessaire, mais doit être complet. Il est important de n'inclure que les informations nécessaires tout en conservant un ton professionnel qui encourage l'interaction avec les destinataires.

2️⃣Existe-t-il un exemple de SMS de rappel de rendez-vous médical ?

Oui, les rappels médicaux doivent inclure des éléments spécifiques garantissant l'observance du patient. Le modèle de rappel de rendez-vous médical doit inclure le nom du patient, la date et l'heure du rendez-vous, le nom du prestataire de soins, l'adresse de la clinique, les exigences en matière d'assurance, ainsi que les instructions et exigences préalables au rendez-vous, comme le jeûne. 

Exemple : « Bonjour [Patient], rappel : rendez-vous avec le Dr [Nom] le [Date] à [Heure]. Veuillez arriver 15 minutes à l’avance et apporter votre carte d’assurance maladie. Des questions ? Appelez le [Numéro]. » Ces types de messages doivent respecter la loi HIPAA et ne doivent pas contenir d’informations sensibles.

3️⃣Existe-t-il des modèles de texte de rappel de réunion pour les salons de beauté/spa ou les salons de coiffure ?

Les établissements de beauté utilisent des exemples de SMS de rappel de rendez-vous spécifiques, dont le style met l'accent sur les détails du service et des préparatifs. Les rappels de spa peuvent mentionner les soins proposés, l'heure d'arrivée prévue et les exigences, ainsi que les restrictions comme l'interdiction de caféine ou d'alcool.

Exemple : « Bonjour [Client] ! Votre [Service] au [Salon] aura lieu demain à [Heure]. Veuillez arriver 10 minutes à l’avance, sans maquillage. Vous pouvez annuler votre rendez-vous 24 heures avant ! » 

Pour les coiffeurs, les rappels peuvent être informels : « Salut [Nom], votre coupe est le [Date] à [Heure]. Appelez [Numéro] si vous êtes en retard ! » Les modèles doivent refléter la personnalité de l'établissement tout en restant professionnels.