12 textových zpráv s připomenutím schůzky pro kopírování a vkládání

Abyste byli úspěšným podnikem, budete potřebovat efektivní komunikaci s klienty, která bude zahrnovat textové zprávy s připomenutím schůzek. Textové zprávy s připomenutím schůzek jsou účinným prostředkem ke snížení počtu nedostavených a zároveň nabízejí profesionálům možnost udržovat si s klienty profesionální vztah. 

Ať už podnikáte v lékařské praxi, kosmetickém salonu, konzultační praxi atd., připomenutí schůzek pomáhá vašim klientům udržet si přehled a zároveň chrání vaše příjmy. Tento článek obsahuje řadu šablon textových připomenutí schůzek připravených ke kopírování a vkládání a také užitečné praktické strategie pro implementaci nástrojů pro vaši obchodní komunikaci.

12 textových připomenutí schůzek

Pro napsání efektivních textových připomínek schůzek je důležitá křehká rovnováha mezi profesionalitou a srozumitelností a zároveň stručností a informativností, aby se maximalizovala pozornost vašich klientů. Zde je knihovna přizpůsobitelných šablon, které odpovídají potřebám vaší značky.

Nadcházející schůzky

Efektivní textová zpráva s připomenutím nadcházející schůzky by měla obsahovat důležité podrobnosti, jako je konkrétní datum, čas, informace o místě a jakékoli zvláštní potřeby týkající se přípravy. 

Tyto strategicky strukturované zprávy fungují nejlépe, když jsou odeslány 24–48 hodin před plánovanou schůzkou, aby klienta řádně informovaly a také aby si informace uchovaly čerstvé v paměti, ale ne příliš brzy, aby je zapomněl. 

Šablona 1

Dobrý den, [Name], připomínáme: Vaše schůzka s [Business] je zítra v [Time]. Prosím, dostavte se alespoň o 10 minut dříve. Místo: [Adresa]. Přeplánovat? Zavolejte na [Phone].

Šablona 2 

Dobrý den, [Jméno]! Dne [Datum] máte v [Čas] schůzku v rámci [Servis] u [Poskytovatel]. Nezapomeňte si prosím přinést [Položky]. V případě dotazů volejte na [Telefon]. Děkujeme!

Přeplánování schůzek

Šablony textových zpráv s připomenutím schůzky pro situace, kdy se situace změní, budou vyžadovat mnohem vstřícnější a empatičtější tón a zároveň klientům nabídnou jasné a praktické kroky. 

Znění zprávy by mělo také řešit nepříjemnosti, které klientovi vznikají, a nabídnout zjednodušené, bezproblémové a nízkonákladové řešení změny rezervace, přičemž by se mělo předejít třenicím nebo potížím v procesu změny rezervace, které by mohly klienta frustrovat a poškodit vztah. 

Šablona 1

Dobrý den, [Name], z důvodu nouzové situace budeme muset přesunout váš termín na [Date]. Omlouváme se za nepříjemnosti. Pro opětovné objednání prosím volejte [Phone] jako prioritu. 

Šablona 2

Dobrý den, [Name], bohužel musíme změnit termín vaší schůzky na [Time]. Pro zjištění nového časového úseku prosím navštivte [Website] nebo zavolejte na [Phone]. Děkujeme!

Následné schůzky

Textové připomenutí následných schůzek by mělo obsahovat odkaz na předchozí schůzku/léčbu s důrazem na následné sledování pro dosažení optimálních výsledků. 

Tyto textové připomínky fungují ještě lépe, když je zasílají zdravotnická centra, zubní ordinace, kliniky fyzioterapie a další poskytovatelé péče, kde je nejvýhodnější udržet kontinuitu péče, aby bylo dosaženo úspěšných výsledků léčby pacientů a zajištěno dlouhodobé zotavení. 

Šablona 1

Ahoj [Jméno], čas na následnou schůzku! Další schůzka s [Poskytovatel] je [Datum] v [Čas]. Probereme si postup. Uvidíme se tam! 

Šablona 2

Dobrý den, [Jméno], Vaše následná návštěva u [Poskytovatel] je naplánována na [Datum] v [Čas]. Přijďte s dotazy ohledně nedávné [Léčby]. Místo: [Adresa]. V případě jakýchkoli obav volejte. 

Žádosti o potvrzení

Šablona textové zprávy s připomenutím schůzky určená pro žádosti o potvrzení, aktivně podporuje zapojení klientů a pomáhá identifikovat potenciální nedostavení se na schůzku dříve, než bude příliš pozdě. 

Tyto žádosti o potvrzení by měly obsahovat velmi jednoduché způsoby, jak mohou klienti reagovat na zprávy, a jasné pokyny, jak přesunout, změnit termín nebo upozornit poskytovatele na jakékoli obavy týkající se schůzky. 

Šablona 1

Dobrý den, [Jméno], prosím potvrďte svou schůzku [Datum] v [Čas] odpovědí ANO. Chcete ji zrušit nebo přesunout? Odpovězte prosím NE nebo zavolejte na [Telefon]. Děkujeme!

Šablona 2

Ahoj [Jméno]! Potvrzuji [Službu] dne [Datum] v [Čas]. Odpovězte C pro potvrzení, R pro změnu termínu nebo zavolejte na [Telefon]. Na viděnou!

Připomenutí na poslední chvíli

Ukázky textových zpráv s připomenutím schůzky se používají pro schůzky v ten samý den a měly by poskytovat stručné a praktické informace, které potřebují, jako je přesný směr cesty a navrhovaný čas příjezdu. 

Připomenutí na poslední chvíli fungují jako naléhavá připomínka pro klienta, který mohl vaše předchozí připomínky jednoduše přehlédnout, a zároveň maximalizují docházku na naplánované schůzky a snižují náklady na nedostavení se.

Šablona 1

Rychlá připomínka: Vaše schůzka dnes v [Čas] s [Firma]. Adresa: [Místo]. Prosím, dostavte se o 5 minut dříve. Na viděnou!

Šablona 2

Dnešní připomínka, [Obsluha] v [Čas]. Prosím, přineste [Položky]. Potřebujete pokyny? [Adresa] nebo volejte na [Telefon]. Děkujeme!

Roční nebo opakující se schůzky

Pokud jde o roční nebo opakované schůzky, cílem je, aby se váš klient cítil vážený, a zároveň zdůraznit důležitost dodržování pravidelného harmonogramu. Udržujte vřelý a osobní tón a dejte mu vědět, že se na něj těšíte znovu.

Šablona 1:
Ahoj [Name], je tu zase ten čas, tvá roční schůzka v [Servis]! Vyhradili jsme pro tebe [Date] v [Time]. Mohl bys nám dát vědět, jestli to stále funguje?

Šablona 2:
Dobrý den, [Jméno], Vaše pravidelná návštěva [Servis] je za rohem [Datum] v [Čas]. Těšíme se na shledanou!

Odesílání textových připomenutí schůzek s anonymními zprávami

Ruční posílání textových zpráv s připomenutím schůzky je prostě časová zátěž, zvláště když máte desítky klientů nebo schůzek, které musíte vyřídit. Psaní každé zprávy, dvojitá kontrola čísel a odesílání jedné zprávy po druhé už není chytré. 

To je místo, kde Hromadné anonymní SMS mění pravidla hry. Pouhými několika kliknutími můžete okamžitě odeslat stovky připomínek, bez registrace, bez nutnosti nastavování. Ať už potvrzujete rezervace nebo připomínáte klientům jejich nadcházející schůzky, Anonsms funguje rychle a bezpečně.

👉Zde je jak posílat hromadné SMS s anonymy: 

• Jdi na Hromadné SMS od Anonsms webová stránka 

• Vyberte kategorii odesílatele (např. „Informace“ nebo „Připomínka“) 

• Jednoduše vložte svůj seznam kontaktů 

• Zkopírujte a vložte zprávu pomocí šablony připomenutí schůzky 
• Odeslat nebo naplánovat na později 

Můžete dokonce dostávat odpovědi, což je skvělé pro obousměrnou komunikaci. Takže pokud vás unavuje ruční psaní textových zpráv, možná byste se měli podívat na automatizaci a vylepšení. 

Klíčové principy textových zpráv s připomenutím schůzky

Efektivní textová zpráva s připomenutím schůzky může váš harmonogram buď zlepšit, nebo naopak zničit. Zde je mých 5 nejlepších tipů pro úspěch:

• Krátký: Jste zaneprázdněni a vaši klienti také. Rychlá „šablona připomenutí schůzky“ (méně než 160 znaků) znamená, že si vaši textovou zprávu mohou rychle přečíst a odpovědět.
• Personalizace: Do textu uveďte jméno klienta a informace o schůzce. Personalizace je nekonečně lepší než chladná a robotická komunikace a vede k lepší interakci.
• Jasné informace: V textové zprávě nezapomeňte uvést datum, čas a místo schůzky. Zmatek vede k tomu, že se schůzka nedostaví, a to nechcete.
• Výzva k akci: Zahrňte i klientovu odpověď pro potvrzení nebo změnu termínu. Jednoduchá odpověď „A pro potvrzení“ dělá zázraky.
• Načasování: Připomínkové SMS zprávy by měly být odesílány 24–48 hodin před schůzkou. Pokud připomínku odešlete příliš brzy, může se na ni zapomenout, a příliš pozdě znamená, že klient nemusí být připraven.

Závěr

Nastavení úspěšného systému textových připomenutí schůzek může výrazně snížit nákladné nedostavení se a zároveň zvýšit spokojenost klientů a celkovou efektivitu podniku. 

Používáme naše profesionálně napsané a připravené šablony spolu s dnešními nástroji, jako je Anonsms, k zajištění spolehlivého doručení a efektivity.

Nejčastější dotazy k textovým zprávám s připomenutím schůzky

Pochopení komponent a nejlepší šablony pro SMS marketing umožňuje firmám efektivně komunikovat. Níže uvádíme odpovědi na často kladené otázky, které vám s tím mohou pomoci.

1️⃣Jak napsat textovou připomínku schůzky?

Efektivní textová zpráva s připomenutím schůzky bude obsahovat 5 složek: jméno klienta pro personalizaci, konkrétní datum a čas, název a umístění firmy, položky potřebné k přípravě a kontaktní informace.

Začněte přátelským pozdravem, jasně uveďte datum a čas schůzky, zmiňte, zda se klient potřebuje nějak zvlášť připravit, například přijít na schůzku dříve, a nabídněte možnosti odpovědi. SMS by neměla být delší, než je nutné, nicméně by měla být úplná. Do SMS zprávy byste měli vměstnat pouze potřebné informace a zároveň zachovat profesionální tón, který povzbudí příjemce k zapojení.

2️⃣Existuje vzor textové zprávy s připomenutím lékařské schůzky?

Ano, lékařské připomínky musí obsahovat konkrétní prvky, které zajistí, že pacient bude dodržovat pokyny. Šablona lékařské „připomínky“ musí obsahovat jméno pacienta, datum a čas schůzky, název poskytovatele zdravotní péče, umístění kliniky, požadavky pojištění a pokyny a požadavky před schůzkou, jako je půst. 

Příklad: „Dobrý den [pacientko], připomínám: Schůzka s Dr. [jméno] dne [datum] je v [čas]. Dostavte se prosím o 15 minut dříve a vezměte si s sebou kartu pojištěnce. Máte otázky? Volejte na [číslo].“ Tyto typy zpráv musí být v souladu s HIPAA a neměly by obsahovat citlivé informace.

3️⃣Existují šablony textových připomínek schůzek pro kosmetické salony/lázně nebo holičství?

Kosmetické salony používají specifické vzorové textové zprávy s připomenutím schůzky, jejichž styly mohou zdůraznit podrobnosti o službách a přípravných pracích. Připomenutí lázeňských procedur by mohla zmínit zahrnuté procedury, očekávaný čas příjezdu a požadavky, omezení, jako je zákaz kofeinu nebo alkoholu.

Příklad: „Ahoj [klientko]! Vaše [služba] v [salonu] je zítra v [čas]. Prosím, dostavte se o 10 minut dříve a bez make-upu. Objednávku můžete zrušit 24 hodin předem!“ 

Pro holiče mohou být připomínky neformální: „Ahoj [Jméno], tvůj střih je [Datum] v [Čas]. Zavolej na [Číslo], pokud se opozdíš!“ Šablony by měly odrážet osobnost firmy a zároveň být profesionální.