12 tapaamismuistutustekstiviesti kopioitavaksi ja liitettäväksi

Menestyvän yrityksen edellytyksenä on tehokas asiakasviestintä, johon kuuluvat ajanvarausmuistutukset tekstiviestitse. Ajanvarausmuistutukset tekstiviestitse ovat tehokas tapa vähentää poisjääntejä ja tarjota ammattilaisille mahdollisuus ylläpitää ammatillista suhdetta asiakkaisiinsa. 

Olipa yrityksesi sitten lääkäriasema, kauneushoitola, konsultointiyritys jne., ajanvarausmuistutukset auttavat asiakkaitasi pysymään järjestyksessä ja samalla suojaamaan tulojasi. Tämä artikkeli sisältää sarjan käyttövalmiita ajanvarausmuistutustekstipohjia kopioitavaksi ja liitettäväksi sekä hyödyllisiä käytännön strategioita työkalujen hyödyntämiseen yrityksesi viestinnässä.

12 tekstiviestimuistutusta tapaamisiin

Tehokkaiden tekstiviestimuistutusten kirjoittaminen tapaamisia varten edellyttää herkkä tasapaino ammattimaisuuden ja selkeyden välillä, samalla kun ne ovat ytimekkäitä ja informatiivisia asiakkaidesi huomion maksimoimiseksi. Tässä on kirjasto mukautettavia malleja, jotka vastaavat brändisi tarpeita.

Tulevat tapaamiset

Tehokkaan tulevan tapaamisen muistutusviestin esimerkkiviestin tulisi sisältää tärkeitä tietoja, kuten tarkka päivämäärä, kellonaika, paikkatiedot ja mahdolliset erityistarpeet valmistautumiseen. 

Nämä strategisesti rakennetut viestit toimivat parhaiten, kun ne lähetetään 24–48 tuntia ennen sovittua tapaamista, jotta asiakas saa niistä asianmukaisesti tiedon ja pysyy tuoreena mielessään, mutta ei liian pian, jotta hän unohtaa ne. 

Mallipohja 1

Hei [Nimi], muistutus: Tapaamisesi yrityksessä [Yritys] on huomenna klo [Aika]. Saavuthan paikalle vähintään 10 minuuttia etuajassa. Paikka: [Osoite]. Haluatko siirtää aikaa? Soita numeroon [Puhelinnumero].

Mallipohja 2 

Hei [Nimi]! [Päivämäärä], [Palvelu] -ajanvarauksesi on klo [Aika] palveluntarjoajan [Palveluntarjoaja] kanssa. Muista ottaa mukaan [Tavarat]. Jos sinulla on kysyttävää, soita numeroon [Puhelin]. Kiitos!

Ajanvarauksen uudelleenjärjestely

Tekstiviestimuistutusmallit ajanvarausten uudelleenjärjestelytilanteisiin vaativat paljon mukautuvampaa ja empaattisempaa sävyä, mutta niissä on myös tarjottava asiakkaille selkeät ja käytännölliset jatkotoimet. 

Viestin sanamuodon tulisi myös käsitellä asiakkaalle aiheutuvaa haittaa ja tarjota yksinkertaistettu, vaivaton ja edullinen ratkaisu varauksen uudelleenjärjestelyyn välttäen samalla kitkaa tai vaivaa varauksen uudelleenjärjestelyprosessissa tavalla, joka voisi turhauttaa asiakasta ja vahingoittaa suhdetta. 

Mallipohja 1

Hei [Nimi], meidän on siirrettävä tapaamistasi päivämäärälle [Päivämäärä] hätätilanteen vuoksi. Pahoittelemme tästä aiheutuvaa haittaa. Soita numeroon [Puhelinnumero] varataksesi uuden ajan ensisijaisesti. 

Mallipohja 2

Hei [Nimi], meidän on valitettavasti siirrettävä tapaamistasi ajalle [Aika]. Käy osoitteessa [Verkkosivusto] tai soita numeroon [Puhelinnumero]. Kiitos!

Seurantakäynnit

Seurantakäynteihin liittyvissä tekstiviestimuistutuksissa tulee viitata edelliseen tapaamiseen/hoitoon ja korostaa seurantaa optimaalisten tulosten saavuttamiseksi. 

Nämä tekstiviestimuistutukset toimivat vielä paremmin, kun niitä lähettävät lääkärikeskukset, hammaslääkäriasemat, fysioterapiaklinikat ja muut hoitopalvelujen tarjoajat, joissa on suotuisaa ylläpitää hoidon jatkuvuutta onnistuneiden potilastulosten saavuttamiseksi ja pitkäaikaisen toipumisen varmistamiseksi. 

Mallipohja 1

Hei [Nimi], seuranta-aika! Seuraava tapaaminen [Palveluntarjoajan] kanssa on [Päivämäärä] klo [Aika]. Keskustelemme edistymisestä. Nähdään siellä! 

Mallipohja 2

Hei [Nimi], seurantatapaamisesi [Palveluntarjoajan] kanssa on [Päivämäärä] klo [Aika]. Tule käymään, jos sinulla on kysyttävää viimeaikaisesta [Hoito]-hoidosta. Paikka: [Osoite]. Soita, jos sinulla on kysyttävää. 

Vahvistuspyynnöt

Ajanvarausmuistutusviestipohja vahvistuspyyntöihin kannustaa aktiivisesti asiakasvuorovaikutukseen ja auttaa tunnistamaan mahdolliset peruuttamattomat tapaamiset ennen kuin on liian myöhäistä. 

Näiden vahvistuspyyntöjen tulisi sisältää hyvin yksinkertaiset tavat, joilla asiakkaat voivat vastata viesteihin, ja selkeät ohjeet ajanvarauksen uudelleenjärjestelyyn, muuttamiseen tai palveluntarjoajan ilmoittamiseen tapaamiseen liittyvistä huolenaiheista. 

Mallipohja 1

Hei [Nimi], vahvistathan [Päivämäärä] ajanvarauksesi kello [Aika] vastaamalla KYLLÄ. Haluatko perua sen vai siirtää sitä? Vastaa EI tai soita numeroon [Puhelinnumero]. Kiitos!

Mallipohja 2

Hei [Nimi]! Vahvistan [Palvelu] päivämäärälle [Päivämäärä] klo [Aika]. Vastaa C vahvistaaksesi, R siirtääksesi aikaa tai soita [Puhelin]. Nähdään!

Muistutukset viime hetkellä

Kokousmuistutusviestien esimerkkejä käytetään saman päivän tapaamisiin, ja niiden tulisi tarjota tarvittavat ytimekkäät ja käytännönläheiset tiedot, kuten tarkat sijaintiohjeet ja ehdotetut saapumisajat. 

Viime hetken muistutukset toimivat kiireellisinä muistutuksina asiakkaalle, joka on saattanut vain unohtaa aiemmat muistutusviestisi, samalla maksimoiden osallistumisprosentin sovittuihin tapaamisiin ja vähentäen peruuttamattomien tapaamisten kustannuksia.

Mallipohja 1

Lyhyt muistutus: Tapaamisesi tänään klo [Aika] yrityksessä [Yritys]. Osoite: [Sijainti]. Saavuthan 5 minuuttia etuajassa. Nähdään!

Mallipohja 2

Muistutus tänään, [Palvelu] klo [Aika]. Tuo mukanasi [Tavarat]. Tarvitsetko reittiohjeita? [Osoite] tai soita numeroon [Puhelinnumero]. Kiitos!

Vuosittaiset tai toistuvat tapaamiset

Vuosittaisten tai toistuvien tapaamisten yhteydessä tavoitteena on saada asiakas tuntemaan itsensä arvostetuksi ja samalla korostaa säännöllisen aikataulun tärkeyttä. Pidä sävy lämpimänä ja henkilökohtaisena ja kerro, että odotat innolla tapaamistasi uudelleen.

Mallipohja 1:
Hei [Nimi], taas on se aika, vuosittainen [Huolto]-ajanvarauksesi! Olemme varanneet sinulle ajan [Päivämäärä] klo [Aika]. Voisitko kertoa meille, toimiiko tämä vielä?

Mallipohja 2:
Hei [Nimi], säännöllinen [Palvelu]-käyntisi on aivan nurkan takana [Päivämäärä] kello [Aika]. Odotamme innolla, että pääsemme tapaamaan sinua uudelleen!

Lähetä tekstiviestimuistutuksia tapaamisista anonyyminä

Tapaamiskutsujen lähettäminen manuaalisesti on yksinkertaisesti ajanhukkaa, varsinkin kun sinulla on kymmeniä asiakkaita tai tapaamisia hoidettavana. Jokaisen viestin kirjoittaminen, numeroiden tarkistaminen kahteen kertaan ja lähettäminen yksi toisensa jälkeen ei ole enää fiksua. 

Siellä Anonyymit massaviestit mullistaa pelin. Vain muutamalla napsautuksella voit lähettää satoja muistutuksia hetkessä, ilman rekisteröitymistä tai käyttöönottoa. Vahvistatpa sitten varauksia tai muistutat asiakkaita tulevista tapaamisista, Anonsms toimii nopeasti ja turvallisesti.

👉Tässä on kuinka lähettää joukkotekstiviestejä anonyymien tietojen kanssa: 

• Siirry osoitteeseen Anonyymien joukkoviestit verkkosivu 

• Valitse lähettäjäluokka (esim. ”Tiedot” tai ”Muistutus”) 

• Liitä vain yhteystietoluettelosi 

• Kopioi ja liitä viestisi käyttämällä tapaamismuistutusmallia 
• Lähetä tai ajoita myöhemmäksi 

Voit jopa vastaanottaa vastauksia, mikä tekee siitä loistavan kaksisuuntaiseen viestintään. Joten jos olet kyllästynyt manuaaliseen tekstiviestien lähettämiseen, kannattaa ehkä harkita sen automatisointia ja parantamista. 

Ajanvarausmuistutusten tekstiviestien keskeiset periaatteet

Tehokas muistutusviesti voi joko ratkaista aikataulusi. Tässä viisi vinkkiäni onnistumiseen:

• Lyhyt: Olet kiireinen, ja niin ovat asiakkaasikin. Nopea ”ajanvarausmuistutuspohja” (alle 160 merkkiä) tarkoittaa, että he voivat nopeasti lukea tekstiviestisi ja vastata siihen.
• Personointi: Kirjoita asiakkaan nimi ja ajanvaraustiedot tekstiisi. Personointi on äärettömän paljon parempaa kuin kylmä ja robottimainen lähestymistapa, ja se edistää parempaa sitoutumista.
• Selkeät tiedot: Varmista, että laitat tekstiviestiin tapaamisen päivämäärän, kellonajan ja paikan. Sekaannus johtaa siihen, ettet saavu paikalle, etkä halua sitä.
• Toimintakehotus: Sisällytä asiakas vastaamaan vahvistaaksesi tai siirtääksesi ajan. Yksinkertainen "Vastaa Y vahvistaaksesi" tekee ihmeitä.
• Ajoitus: Muistutusviestit tulisi lähettää 24–48 tuntia ennen tapaamista. Jos lähetät muistutuksen liian aikaisin, se saattaa unohtua, ja liian myöhään lähetetty viesti voi estää asiakkaan varautumisen.

Johtopäätös

Onnistuneen ajanvarausmuistutusjärjestelmän käyttöönotto tekstiviestitse voi vähentää kalliita peruuttamattomia tapaamisia huomattavasti ja samalla parantaa sekä asiakastyytyväisyyttä että liiketoiminnan tehokkuutta. 

Käytämme ammattimaisesti kirjoitettuja ja käyttövalmiita pohjiamme yhdessä nykyaikaisten työkalujen, kuten Anonsms, kanssa varmistaaksemme luotettavan toimituksen ja tehokkuuden.

Usein kysytyt kysymykset kokousmuistutuksesta tekstiviestillä

Osien ymmärtäminen ja parhaat tekstiviestimarkkinoinnin mallit mahdollistaa yrityksille tehokkaan viestinnän. Alla on vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin, jotka voivat auttaa sinua siinä.

1️⃣Kuinka kirjoittaa muistutustekstiviesti tapaamisesta?

Tehokas muistutusviesti sisältää viisi osaa: asiakkaan nimen personointia varten, tarkan päivämäärän ja kellonajan, yrityksen nimen ja sijainnin, valmisteluun tarvittavat asiat sekä yhteystiedot.

Aloita ystävällisellä tervehdyksellä, ilmoita tapaamisen päivämäärä ja kellonaika selkeästi, mainitse, jos asiakkaan täytyy valmistautua erityisellä tavalla, kuten saapua tapaamiseen aikaisin, ja tarjoa vastausvaihtoehtoja. Viestin ei tulisi olla pidempi kuin on tarpeen, mutta kattava. Haluat sisällyttää tekstiviestiin vain tarvittavat tiedot säilyttäen samalla ammattimaisen sävyn, joka kannustaa vastaanottajia osallistumaan.

2️⃣Onko olemassa lääketieteellisen ajanvarauksen muistutustekstiviestinäytettä?

Kyllä, lääketieteellisissä muistutuksissa on oltava erityisiä elementtejä, jotka varmistavat potilaan hoitomyöntyvyyden. Lääketieteellisen ajanvarausmuistutuksen mallin on sisällettävä potilaan nimi, ajanvarauspäivämäärä ja -kellonaika, terveydenhuollon tarjoajan nimi, klinikan sijainti, vakuutusvaatimukset sekä ajanvarausta edeltävät ohjeet ja vaatimukset, kuten paastoaminen. 

Esimerkki: ”Hei [Potilas], muistutus: Aika Dr. [Nimi]:lle [Päivämäärä] on klo [Aika]. Saavu paikalle 15 minuuttia etuajassa ja ota mukaan vakuutuskorttisi. Kysymyksiä? Soita [Numero].” Tällaisten viestien on liityttävä HIPAA-lain noudattamiseen, eivätkä ne saa sisältää arkaluonteisia tietoja.

3️⃣Onko kauneushoitoloille/kylpylöille tai parturiliikkeille kokousmuistutustekstipohjia?

Kauneushoitolat käyttävät erityisiä kokousmuistutusviestien esimerkkejä, joiden tyylit voivat korostaa palvelun ja valmistelutöiden yksityiskohtia. Kylpylämuistutuksissa voidaan mainita hoidot, arvioitu saapumisaika ja vaatimukset sekä rajoitukset, kuten kofeiinin tai alkoholin kiellettyys.

Esimerkki: ”Hei [Asiakas]! [Palvelusi] [Kauneushoitolassa] on huomenna klo [Aika]. Saavuthan paikalle 10 minuuttia aikaisemmin ilman meikkiä. Voit peruuttaa ajan 24 tuntia ennen varattua aikaa!” 

Partureille muistutukset voivat olla rentoja: ”Hei [Nimi], hiuksesi leikataan [Päivämäärä] klo [Aika]. Soita [Numero], jos olet myöhässä!” Pohjien tulisi heijastaa yrityksen persoonallisuutta ja olla silti ammattimaisia.